Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Klub Tenisowy Warszawianka Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Piaseczyńska 71, 00-765 Warszawa), dalej zwany „KTW”.
Inspektor ochrony danych KTW
W KTW został powołany inspektor ochrony danych, dalej zwany „IOD”. Możecie Państwo kontaktować się z IOD we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych oraz z wykonywaniem przysługujących Państwu praw, wysyłając maila na adres:
iod@warszawiankatenis.pl.
Cele i podstawa prawna przetwarzania danych, prawnie uzasadniony interes przetwarzania
Poniżej przedstawiamy Państwu wszystkie występujące standardowo w działalności KTW cele przetwarzania danych przez KTW.
Szczegółowy cel przetwarzania Państwa danych jest Państwu każdorazowo komunikowany przez KTW w momencie pozyskiwania Państwa danych.
Dane osobowe są przetwarzane przez KTW w celu realizacji Państwa rezerwacji, realizacji umowy wstępu na korty tenisowe, reagowania na interwencje, skargi, reklamacje lub zmiany rezerwacji, przesyłania informacji finansowo-rozliczeniowych, realizacji promocji, prowadzenie korespondencji w odpowiedzi na wiadomości, które do nas skierujecie oraz w celach marketingowych polegających na przedstawianiu Państwu ofert usług KTW.
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych będzie:
-
umowa łącząca Państwa z KTW w zakresie wstępu na korty tenisowe, w tym zamówionych rezerwacji i w zakresie realizacji innych zobowiązań KTW wobec Państwa, reagowania na interwencje, skargi, reklamacje lub zmiany rezerwacji (na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO);
-
niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów KTW obejmujących przygotowanie odpowiedzi lub załatwienie sprawy, która została zgłoszona w Państwa wiadomości, przesłanej na adres email KTW lub poprzez formularz na stronie internetowej KTW (na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
-
niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów KTW polegających na prowadzeniu marketingu bezpośredniego usług KTW (w tym poprzez przygotowanie dedykowanej oferty, tworzonej w oparciu o szacunkowe ilości rezerwacji), ustalenia, dochodzeniu roszczeń lub ochrony przed roszczeniami a także obejmujących działania niezbędne do wykonania umowy, której stroną nie jest osoba fizyczna (na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
-
obowiązek prawny ciążący na KTW w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych dla celów podatkowych i rachunkowych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO).
Komu i gdzie KTW może przekazać Państwa dane? Kto może być odbiorcą Państwa danych poza KTW? (informacje o odbiorcach danych)
Do Państwa danych dostęp będą miały, poza pracownikami, pełnomocnikami i członkami organów KTW, osoby i podmioty zapewniające działanie, utrzymanie i serwis systemów i rozwiązań IT stosowanych przez KTW.
Ponadto, w zależności od charakteru sprawy, Państwa dane osobowe KTW może przekazać jedynie następującym podmiotom:
-
ubezpieczycielom KTW lub,
-
podmiotom świadczącym na rzecz KTW usługi księgowe, rachunkowe, finansowe, doradztwa prawnego lub podatkowego lub,
-
organom publicznym, w tym sądom, na ich uzasadnione żądanie lub,
-
organom publicznym, w tym sądom oraz pełnomocnikom, ubezpieczycielom KTW i doradcom KTW w przypadku, gdy będzie to konieczne dla obrony KTW przed roszczeniami lub w celu dochodzenia przez KTW roszczeń.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy lub do organizacji międzynarodowych
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.
Jak długo KTW będzie przechowywać Państwa dane? (informacje o okresie przechowania danych)
Okres przechowywania Państwa danych przez KTW będzie zależał od celu przetwarzania Państwa danych przez KTW.
W przypadku, w którym Państwa dane są przetwarzane przez KTW w celu wykonania umowy pomiędzy Państwem a KTW (np. umowy wstępu na korty tenisowe) lub w celu wykonania innych zobowiązań na Państwa rzecz przez KTW (np. do prowadzenia konta klienta w systemie rezerwacji kortów), Państwa dane osobowe KTW będzie przechowywał przez okres potrzebny do wykonania zobowiązań KTW na Państwa rzecz oraz do upływu okresu przedawnienia wszelkich Państwa roszczeń wobec KTW i roszczeń KTW wobec Państwa, związanych z takimi zobowiązaniami, np. wynikających z umowy wstępu na korty tenisowe, chyba że przechowywanie danych będzie konieczne dłużej dla celów zobowiązań podatkowych – w takim wypadku usunięcie nastąpi niezwłocznie po upływie okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z zobowiązaniem, np. z umową wstępu na korty tenisowe (np. w celach rozliczeniowych związanych z daną umową, Państwa dane będą przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z umową).
W przypadku, w którym Państwa dane są przetwarzane przez KTW z uwagi na niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów KTW, Państwa dane osobowe KTW będzie przechowywał przez okres niezbędny do zrealizowania celów wynikających z Takich interesów, przy czym dla celu polegającego na marketingu bezpośrednim przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu do prowadzenia marketingu, chyba że skorzystacie Państwo ze swojego prawa i zgłosisicie sprzeciw wobec przetwarzania tych danych dla celów marketingowych. W takim przypadku KTW może przechowywać Państwa dane przez okres przedawnienia Państwa roszczeń wobec KTW lub roszczeń KTW wobec Państwa, wynikający z przepisów prawa, jeśli przetwarzanie tych danych będzie niezbędne w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami.
Dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów KTW obejmujących ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami, KTW może przechowywać Państwa dane przez okres przedawnienia Państwa roszczeń wobec KTW lub roszczeń KTW wobec Państwa wynikający z przepisów prawa (przykładowo ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, zaś ogólny termin przedawnienia roszczeń konsumenta wobec KTW wynosi 10 lat; podane wyżej okresy przechowywania danych osobowych mogą ulec zmianie wraz ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa).
Dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów KTW obejmujących udzielenie odpowiedzi na Państwa wiadomość, pytanie, skargę lub sugestię, KTW może przechowywać Państwa dane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi lub załatwienia sprawy, z którą się zwrócisz do KTW, przy czym KTW może przedłużyć ten okres o okres przedawnienia Państwa roszczeń wobec KTW lub roszczeń KTW wobec Państwa wynikający z przepisów prawa, jeśli przetwarzanie tych danych będzie niezbędne w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami.
Ponadto, w przypadku podniesienia roszczeń w stosunku do KTW lub przez KTW, Państwa dane będą przechowywane nie dłużej niż będzie to potrzebne w związku z właściwymi postępowaniami dotyczącymi takich roszczeń.
W przypadku, gdy Państwa dane są przetwarzane przez KTW z uwagi na ciążący na KTW obowiązek prawny, KTW będzie przechowywał te dane tak długo jak długo ciążył będzie na KTW właściwy obowiązek prawny. Jeżeli Państwa dane będą konieczne do dokumentowania zdarzeń gospodarczych dla celów rachunkowych, Państwa dane w tym zakresie będą przechowywane przez KTW tak długo jak długo będzie istniał prawny obowiązek KTW posiadania dokumentu tych zdarzeń.
Informacja o przysługujących Państwu prawach
W związku z tym, że KTW przetwarza Państwa dane osobowe, przysługuje Państwu wiele praw. Poniżej przedstawiamy ich zwięzły opis. W celu skorzystania z tych praw lub uzyskania dodatkowych informacji w tym zakresie zachęcamy do kontaktu z IOD KTW za pośrednictwem emaila: iod@warszawiankatenis.pl.
Jeżeli zwrócicie się do KTW z żądaniem skorzystania ze swoich praw, KTW może zażądać, w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do Państwa tożsamości, dodatkowych informacji w celu potwierdzenia Państwa tożsamości. KTW będzie odpowiadał na żądania bez zbędnej zwłoki, możliwie w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania.
Jeżeli KTW wykaże, że Państwa żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, KTW może: a) pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań; albo b) odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
Prawo dostępu do danych
Macie Państwo prawo do żądania dostępu do Państwa danych osobowych, w tym w szczególności informacji o tym czy KTW przetwarza Państwa dane osobowe oraz o zakresie danych posiadanych przez KTW, celach przetwarzania danych czy kategoriach odbiorców Państwa danych, o ile to możliwe, o planowanym okresie przechowywania danych, o przysługujących Państwu prawach dotyczących danych osobowych, informacje o źródłach pozyskania przez KTW Państwa danych, jeżeli nie zostały zebrane od Państwa. Macie Państwo ponadto prawo do uzyskania kopii danych, z tym zastrzeżeniem, że uzyskanie pierwszej kopii danych jest bezpłatne a uzyskanie każdej kolejne kopii może wiązać się z koniecznością wniesienia opłaty w rozsądnej wysokości uwzględniającej koszty administracyjne przygotowania takiej kopii danych.
Prawo do sprostowania danych
Macie Państwo prawo żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub, z uwzględnieniem celów przetwarzania, uzupełnienia danych niekompletnych.
Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
Macie Państwo prawo żądania usunięcia Państwa danych, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
a) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
b) wnieśliście Państwo skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania;
c) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
d) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego;
e) cofnęliście Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, a dane osobowe były przetwarzane na podstawie Państwa zgody i nie ma innej podstawy prawnej ich przetwarzania.
Nie będziecie Państwo mogli jednak skorzystać z prawa do usunięcia danych m.in. jeżeli takie dane niezbędne są do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Macie Państwo prawo żądania ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach: a) jeżeli kwestionujecie prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych; b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem i sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; c) dane osobowe nie są już potrzebne KTW ale potrzebne są Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; d) w przypadku wniesienia przez Państwa sprzeciwu – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie KTW są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu.
Prawo do przenoszenia danych
Macie prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, które dostarczyliście KTW oraz macie prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony KTW, jeżeli: a) przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody lub na podstawie umowy z Państwem a jednocześnie b) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Macie jednocześnie prawo żądania by dane osobowe zostały przesłane przez KTW bezpośrednio innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie możliwe.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
Macie prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych, jeżeli podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes KTW.
Na skutek sprzeciwu KTW zaprzestanie przetwarzać Państwa dane osobowe, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możecie w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym profilowania, bez konieczności wykazywania przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją a KTW zobowiązany jest niezwłocznie zaprzestać takiego przetwarzania.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Macie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli sądzicie, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa w tym zakresie.
Informacja czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz o braku zobowiązania do podania danych
Wszelkie dane podajecie dobrowolnie.
W zależności od sytuacji, w której KTW może pozyskać Państwa dane, podanie pewnych danych (określonych przez KTW jako dane wymagane) może być warunkiem zawarcia umowy z KTW. Podanie imienia i nazwiska, adresu, numeru Pesel, numeru dowodu osobistego jest niezbędne w celu podpisania umowy wstępu na korty tenisowe. Podanie telefonu i adresu email niezbędne jest do skorzystania z dodatkowych usług polegających na powiadomieniach wysyłanych przez SMS lub przez email.
Podanie imienia i nazwiska (nazwy), adresu i numeru NIP może stanowić ustawowy wymóg i być niezbędne do przygotowania dokumentacji dla celów podatkowych.
W przypadku kierowania wiadomości lub próśb do KTW (np. o przesłanie oferty KTW), podanie danych teleadresowych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym ani warunkiem zawarcia umowy, jednakże podanie wymaganych danych jest niezbędne dla umożliwienia KTW udzielenia odpowiedzi.
Informacja o konsekwencjach niepodania danych
W zależności od sytuacji, w której KTW może pozyskać Państwa dane, brak podania określonych informacji może uniemożliwić zawarcie umowy z KTW, otrzymanie prawidłowych dokumentów podatkowych od KTW, otrzymanie od KTW oferty lub odpowiedzi na wiadomość skierowaną do KTW, złożenie do KTW reklamacji, skargi, interwencji czy zmiany rezerwacji.
Informacja o wykorzystywaniu danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania
Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.